Cuando se habla de productividad, se están englobando muchos conceptos diferentes, posibles herramientas… por lo que yo pongo “Claves para mejorar la productividad” y puede ser de gestión del tiempo, pasando por equipos de alto rendimiento, incluyendo metodologías Agile, o incluso es posible hablar de las capacidades y habilidades de las personas. Pero no sólo es así, también puede ser que sea productividad personal o laboral, es decir, por un lado, orientado a la persona, donde se incluye productividad en sus tareas del hogar, con la familia, y conciliar esta vida privada con la laboral, por otro lado, orientado al trabajo, el desempeño de la persona o del equipo.

Viendo el párrafo anterior, os estaréis preguntando ¿a que productividad se refiere entonces?, pues, por suerte, muchas herramientas son válidas a nivel personal y profesional. Ya vimos en “Productividad y Kanban” lo que significaba productividad, eficacia, eficiencia y efectividad, el siguiente paso seria ver como optimizar el trabajo, y para ello vemos las siguientes claves.

Objetivos e Indicadores

Para poder conseguir lo deseado, es necesario saber que se quiere conseguir, por lo que, sin objetivos o metas definidos, no se puede llevar a cabo el trabajo. Estos objetivos pueden ser tan simples como hacer las tareas del hogar, hasta complejos objetivos estratégicos de empresa.

Lo ideal, es que las metas, sean cuales sean, estén definidas que cumplan la regla de ser SMART. En algunos casos, se habla de SMARTER, aunque muchas veces es innecesario y valdría con SMART:

Objetivo SMARTER
  • Especifico (Specific): Es claro, conciso y determinado, ya que si el objetivo es genérico podemos perdernos con temas transversales que no llevan a la finalidad realmente buscada.
  • Medible: Se puede medir de manera que se le pueda hacer un seguimiento objetivo y que se pueda saber de manera clara que se ha alcanzado, sin estar sujeto a interpretaciones subjetivas.
  • Alcanzable: El objetivo no es un ideal inalcanzable, sino que se espera que se pueda conseguir debido a datos anteriores, experiencia o históricos. No podemos plantear conseguir algo que de entrada vemos inalcanzable, ya que se parte una expectativa de no cumplimiento y por tanto que el esfuerzo no va a merecer la pena, lo que desmotiva y reduce la productividad.
  • Real: Se buscan metas reales, no ideales o utopías.
  • Temporal: tiene una fecha de vencimiento, un día en el que se espera está alcanzado el objetivo

Cuando se tiene definido el objetivo, al ser medible, se pueden poner unos indicadores que nos darán la información sobre su estado de consecución, y en caso necesario, poder cambiar de estrategia o redefinir el objetivo.

Habilidades y Capacidades Personales

Un punto clave para optimizar la productividad, es decir, conseguir el objetivo con el menor empleo de recursos (temporales, materiales y humanos), es la capacidad y habilidad de la persona en realizar las tareas asignadas, ya sean personales o laborales.

En este apartado, se hace visible la importancia de la formación y experiencia, según la tarea a desempeñar, y por tanto, de formación continua, no sólo para tener los conocimientos o alcanzar la experiencia, sino para estar al día en los nuevos medios, las nuevas tecnologías o las nuevas formas de trabajo.

Si se ha de hacer algo de la que existen herramientas que ayudan a la tarea, se podrá realizar más rápido y puede que con menos recursos, si se sabe emplear dicha herramienta y se dispone de ella. Y es más rápido y eficaz una formación que buscar la información de forma autodidacta, ya que el tiempo de búsqueda, interpretación, prueba y error puede hacerse muy largo, y más con la cantidad de información disponible en la red, de la que no sabemos si es correcta, creíble o fiel a la realidad.

Sobre la importancia de tener un buen plan de formación, ya hemos hablado en la entrada «Plan de formación«. Pero no sólo es importante tener dicho plan y realizar los cursos, sino también el cómo se aprende o el método de aprendizaje seguido. No todos los sistemas de aprendizaje llegan igual al alumno, y por tanto, no todos aportan el mismo valor. Actualmente se tiene más en cuenta la innovación educativa, y surgen la gamificación o los serious game, que ayudan a facilitar la formación, de lo que hemos hablado en la entrada «Formación 3.0«.

Recursos Adecuados

Hemos hablado de herramientas nuevas en el punto anterior, para facilitar las tareas a desarrollar. Ciertamente, es un factor importante, y veamos un ejemplo de estar por casa, si se quiere hacer un puré de verduras:

  • sin herramientas, será sopa de verduras, pero no un puré
  • con batidora, haremos el puré, por lo que necesito esta herramienta
  • con procesador de alimentos, al tener más capacidad tardaré menos en obtener más cantidad de puré que usando la batidora de mano

¿Qué herramienta necesitas para el puré? Pues mínimo la batidora de mano, pero si quiero gran cantidad, con el procesador de alimentos será más efectivo.

El empleo de la herramienta adecuada para cada tarea optimiza recursos y mejora el resultado. Por lo que, para cada tarea es necesario evaluar los recursos que se necesitan, e intentar proporcionarlos a la persona que realiza dicha tarea.

Gestión del tiempo

Cuando se organiza y se gestiona un trabajo, unas tareas, o se planifica un proyecto, existen 3 variables a considerar: personas, tareas y tiempo

En este caso, hablamos de gestión del tiempo, ya que es un recurso que en ocasiones parece secundario en algunas empresas cuando se valora el trabajo. Se consideran los recursos materiales ya que cuestan dinero, los personales porque implica más o menos empleados, pero el tiempo de dedicación es un factor que también cuesta dinero y además afecta a la conciliación del personal.

Existen 2 conceptos a considerar en cuanto a la gestión del tiempo:

  • Reducir tiempos optimizando el trabajo
  • Considerar el tiempo de dedicación para planificar las tareas a realizar

Sobre estos temas se podría hablar largo y tendido, pero al final, lo que importa es no perderlos de vista e incluirlos en la gestión y planificación.

Métodos de Trabajo

Nadie pone en duda que la forma en que se trabaja supone una elección de recursos, herramientas y planificación específicos, y por tanto, no se planifican y gestionan igual las tareas con un método de trabajo que con otro.

Pongamos un ejemplo de estar por casa… vamos a organizar las tareas del hogar, sólo algunas, a modo de ejemplo:

  • Horario: es el método clásico, pero si surge un imprevisto o se tarda más en realizar una tarea, el horario deja de ser efectivo
  • Tablero Kanban: tenemos quien hace cada tarea, muestra si la tarea se ha hecho o no, o si se está haciendo, y como ventaja, se pueden incluir los imprevistos, ya que, aunque se cambie el horario, el tablero sigue siendo útil.

Dentro de los métodos para trabajar, si vamos a una clasificación simplificada:

  • Push o producción tradicional, se hacen los productos, se planifican las tareas, para que exista un stock (productos en almacén). Producción masiva.
  • Pull o Just in Time (JIT), se hacen los productos y se planifican las tareas cuando el cliente las solicita, y existe un stock mínimo. Producción a demanda.

Pero no sólo hay que escoger entre estos dos modelos, que afectan a la cantidad de inventario y el tiempo de producción. También hay que escoger los métodos o herramientas de gestión que se emplean:

  • Lean
  • Cuadro de Mando Integral
  • Value Stream mapping
  • Diagramas SIPOC
  • Kaizen
  • SMED
  • Gestión visual
  • Six Sigma
  • Kanban
  • OKR
listado de herramientas para productividad

Y estas son sólo algunas de las más comunes. Comparar cual se adapta mejor a tus tareas y objetivos, implementar la herramienta de manera adecuada, y saber evaluar si cumple con sus cometidos, es importante para la mejora de productividad.

Mejora Continua

Todo lo que hemos visto es importante, pero el punto de mejora continua, es indispensable. Para poder mejorar y optimizar la productividad, se han de potenciar los puntos fuertes y mantenerse informado y documentado de las novedades para que no deje se ser nuestro punto fuerte. Pero también hay que eliminar o reducir debilidades y para ello:

  1. Detectar los fallos, los tiempos muertos, las debilidades de nuestro sistema de trabajo
  2. Establecer acciones correctivas
  3. Hacer el seguimiento a dichas acciones correctivas
  4. Definir indicadores que nos muestren si las acciones han cumplido con su cometido
  5. Llevar a cabo medidas frente a los resultados obtenidos para seguir mejorando

Y hasta aquí el resumen de lo que hace falta para una optimización de la productividad. Si deseas más información o formación, ponte en contacto con nosotros.