Llevamos semanas de confinamiento, el teletrabajo está a la orden del día, y tú en casa pensando que dedicas más tiempo que antes al trabajo…. ¿has estado trabajando en fin de semana? ¿por la noche? Seguro que el horario ya no es lo que era.

En la actual situación, la organización y la gestión del tiempo es algo a tener en cuenta, ya que la conciliación familiar no ha salido como pensábamos.

Comenzando el día desconectados

Comenzamos el día, y cuando nos sentamos a trabajar, estamos en pijama o en chándal, puede que con el desayuno al lado todavía, y a partir de ahí todo a peor.

Durante la jornada, nos levantamos a la nevera, hacemos caso a los niños o al perro o al gato…, miramos continuamente los mensajes del móvil que entran sin parar, casi siempre con chistes fáciles, y se nos ha ido el día sin que hayamos acabado lo que teníamos en mente.

Si empezamos con análisis de situación, es porque así se ve el problema, no estás en el trabajo, estás en casa y trabajas a ratos.

Empecemos por desayunar tranquilamente, es un momento entre levantarnos y empezar el día. Podemos ver las noticias, hablar con la familia o simplemente desayunar.

Ahora que tenemos la mente despejada podemos comenzar la jornada, pero ¿por dónde?

Ordena las tareas a realizar

Dedica 5 o 10 minutos a escribir tus tareas (en papel, en digital, lo que mejor se adapte a ti y tu forma de trabajar), pero no sólo las escribas, usa colores para identificar las importantes de las que no lo son, o las que aportan valor a tu cliente de las que no, y además, ordénalas por prioridad temporal, las que tienen fecha límite más cercana irán primero.

Este paso no es perder el tiempo, estás adelantando trabajo, porque ¿Cuánto tiempo pasas pensando por dónde empezar o que hacer primero? Ahora empiezas por lo importante y lo que tiene que estar hecho antes, y si por el camino surge una tarea extra, la apuntas y la ordenas en tu clasificación ¿ha quedado la primera? Es urgente y es importante, es lo siguiente que debes hacer, pero ¿se ha ido al final? Quizás es una tarea trivial, ya se hará cuando le llegue el turno.

Todos los días se dedican esos 5 minutos ya que una tarea que hoy es trivial, mañana puede ser que por motivos ajenos a nosotros sea algo primordial, o al revés, ya que trabajamos en grupo y la tarea es crucial para otro miembro del equipo, o se ha cancelado un proyecto y la tarea ya no es importante… hay multitud de situaciones.

¿No estás trabajando? Las tareas del hogar también deben hacerse en un orden o se dejaran de hacer.

Durante la jornada

Ya hemos organizado nuestras tareas, pero:

¿Tenemos que cambiarnos de ropa?

La respuesta es complicada, ya que mucha gente necesita vestirse como si fuera al trabajo (aunque se quede con zapatillas de estar en casa), otros pueden hacer las tareas en chándal o pijama…. En cualquier caso, cámbiate de ropa, una para dormir, otra para tu día, ya no sólo es higiene, es la sensación del cambio, aunque no lo aprecies, tu mente lo nota.

¿Descansos?

Claro, e incluso más que en la oficina. En la oficina cambias de aires, no es tu casa, y tienes compañeros con quien hablas, de hecho, un simple hola por alguien que entra ya te distrae mentalmente de tu tarea por unos minutos. Descansa al menos 5 minutos cada hora, serás más productivo. No por estar más tiempo haces más, consiste en estar lo menos posible, pero el rato que estás, que sea eficaz, eficiente y concentrado.

¿comiendo o bebiendo mientras se trabaja?

Puedes tener una bebida, en muchas oficinas también se hace, pero para comer, haz la parada a media mañana de al menos 15 minutos, también debes parar a comer, y picotear…. Piensa que en que casa te levantas a la nevera más por aburrimiento que por hambre, y además por levantarte, pero puedes andar por el pasillo, o simplemente levantarte a mirar por la ventana ¿necesitas realmente ir a la nevera?

¿Estás enganchado al teléfono?

Salvo que tu trabajo consista en contestar inmediatamente, sigue este fácil consejo: marca dos o tres horas (por ejemplo, justo antes de comenzar a trabajar, cuando regresas del almuerzo a media mañana y antes de irte a comer) y en esos momentos responde los whatsapp de trabajo, llama por teléfono a todos los que tengas que llamar y si tienes Slack o telegram, u otro medio de comunicación laboral. EL resto de la jornada, el teléfono sin sonido y si no resistes mirarlo, en otra habitación. Cuando se te ocurra que debes llamar a alguien para una consulta, o solucionar algo, pregúntate primero ¿es urgente o puede esperar a que acabe lo que estoy haciendo?, si puede esperar, apunta en una lista a quien tienes que llamar y el motivo, y así en el tiempo dedicado en tu agenda a llamar y responder, no se olvidará nadie, y tratarás los temas importantes apuntados en la lista sin perder tiempo en pensar que más decirle.

¿y si me escriben o llaman urgente y no es por trabajo? La respuesta es sencilla ¿Qué hacías cuando no trabajabas en casa? Si apagabas el teléfono ¿Por qué lo vas a coger en casa?, si lo cogías, en casa también puedes, pero ¿El que te llama lo hace para hablar o por algo importante? Estás trabajando, mejor deja las llamadas sociales para fuera de la jornada, asique lo coges, pero si no es importante siempre le puedes decir que estás trabajando y que le llamas cuando acabes.

¿Qué pasa con el email?

Es otro ladrón del tiempo, como lo es teléfono, y se puede tomas una medida parecida, míralo solo 2 ó 3 veces en la jornada, y el resto del tiempo que esté cerrado, de manera que no te entran notificaciones.

Y ahora te estarás preguntando ¿Y si es algo urgente? Pues la respuesta es la que seguramente ya sabes, si es urgente te llamarán, no te envían un email.

Pero cuando abres el email tienes multitud de email por leer, algunos más importantes que otros, pues se pueden abrir por orden de llegada para no saltarte ninguno:

– si la respuesta es rápida, responde en ese momento antes de pasar al siguiente

– si has de hacer algo que lleva poco tiempo (menos de 15 mínutos), mejor hacerlo y responder, y así una cosa menos

– si has de hacer algo que lleva tiempo (más de 15 minutos), la apuntamos en la lista de tareas con la nota de responder a la persona

– si el email implica una reunión, o cualquier otra gestión, agéndalo en ese momento

Antes hemos hablado de los whatsapp, slack, telegram… tendemos a pensar que responder a un mensaje del móvil es rápido, pero se deberían de tratar como los emails, leerlos en orden desde el primero que entró para no dejar ninguno sin leer, y seguir las pautas de actuación que se siguen para el email.

En ambos casos, si ves que la tarea te llevara tiempo, siempre puedes responder diciendo el tiempo estimado o que cuando lo tengas lo envías, de manera que el remitente al menos sabe que lo has leído y que estás en ello, la pelota está en tu tejado.

Trabajando con niños

Hasta aquí han sido unos consejos muy básicos pero prácticos, existen más, aunque el problema que tenemos es que los niños están sin colegio, en casa con nosotros y…..

  • Ellos están cansados de estar en casa
  • No saben que hacer, ya han jugado a todo
  • Los deberes del colegio implican nuestro ordenador y solo tenemos uno
  • Necesitan ayuda con las tareas ya que o son pequeños o no entienden bien algunas cosas y no tienen las clases presenciales
  • Nos reclaman cuando estamos trabajando: tengo hambre, quiero agua, hazme caso….
  • Son 2 (o más) y se pelean entre ellos
  • Etc…

Difícil situación ¿no? Lo primero es hacerles ver que hay un tiempo para ellos y otro para tu trabajo, y si sois dos, planificar el trabajo si podeos de manera que mientras uno trabaja el otro puede estar con los niños.

En mi caso, los días que no tengo videoconferencias, o que las he podido agendar cuando a mí me venía bien: uno trabaja por la mañana y otro por la tarde, y el niño está con el que no trabaja.

No siempre se puede coordinar bien, y os pongo de nuevo mi caso, tengo un curso que impartir y ha de ser por la mañana ya que el cliente es cuando puede. Mi marido siempre tiene el mismo horario impuesto por la empresa y es por la mañana también. Dejarlo con algo que le guste como un juego de construcciones le entretiene un rato, luego viene, y yo estoy por videoconferencia con una clase, asique es mi marido el que sale y le pone dibujos, ya tenemos otra media hora libres para trabajar, y después le da otro juego o  se pone a pintar en un sitio que le hemos puesto en la mesa, entre el PC de su padre y el portátil mío, y cuando yo acabo, puedo ir con él y el resto del trabajo para cuando su padre acabe si jornada (marcada por la empresa).

Como veis, consiste en que le hemos explicado (y tiene 3 años), que hay momentos para trabajar los papas que si quiere algo tiene que venir calladito, y nosotros le hacemos caso cuando podamos, y que tiene que jugar solito. A veces no funciona, otras sí, pero tras unos días, aprenden la dinámica.

Si son mayores, deben entender mejor que mientras trabajáis ellos deben hacer sus deberes y no molestar.

Si son pequeños, a veces sólo quieren estar con nosotros y ¿habéis visto mi foto del blog? Mi hijo de 3 años quiere compañía, se pone “plasta” y no deja que trabaje, pues me pongo en la mesa del salón con él al lado y se pone a jugar feliz y yo puedo seguir trabajando, otras veces le pongo un asiento entre su padre (teletrabajando) y mi sitio (clases en directo online) y se queda pintando feliz de estar “trabajando” con nosotros.

Cuando lo que necesitan no es sólo compartir el espacio, aunque a veces parece que no lo es y cuando le preguntas ¿te pones aquí calladito? Te responde un ¡¡¡Sííííí !!!

Pues si la repuesta es no, bueno, organicemos nuestro tiempo de trabajo con ellos incluidos, por ejemplo, dedicando los 5 minutos de descanso a hablar o jugar con ellos, el tiempo de almuerzo que sea un rato en familia, o incluso si el trabajo lo permite, trabajas 2 horas y estás media hora con tus hijos, y vuelves al trabajo.

Tiempo en familia o pareja, y para uno mismo

Aunque no tengas niños, el tiempo en pareja es importante, y si tienes niños, el tiempo en pareja sigue siendo importante.

Entre la distribución de horarios para trabajar, estar con los niños o hacer las tareas de casa, y puede que la mala organización que nos lleva a hacer más horas de las deseadas, ¿Cuánto tiempo dedicas a tu pareja? O más genérica, a tu familia. Pero, ¿Cuánto tiempo te dedicas a ti mismo?

Parece que este punto no tiene que ver con el teletrabajo, pero tiene mucho que ver, no sólo porque el trabajo es quien te quita el tiempo, sino porque mentalmente afecta.

Si no tienes tiempo para ti, ni para estar con la familia, poco a poco te irás “quemando” y bajará tu productividad ya que no te centrarás igual, comenzaras a pensar en que quieres un rato con la persona que tienes al lado, o al otro lado de un móvil o una webcam.

Incluye en tu agenda ratos que no son de trabajo, y respétalos como se respeta el horario laboral, disfruta de un rato en la bañera o de un buen libro, habla con tus amigos y familia, juega con tus hijos…. Quizás solo compartir todos un buen rato juntos, o estando en la misma habitación….

Somos seres sociales, necesitamos descansar la mente tanto como el cuerpo, no olvides que lo importante es salud, familia, amigos….

Todos con un ordenador

Todos necesitamos el ordenador para trabajar, los deberes del colegio, y encima es el que se usa para hablar por videconferencia.

Si ya hemos hecho un horario del día, que puede ser estable o cambiar cada día diseñándolo a primera hora o la noche anterior, el ordenador lo emplea el que ha de trabajar, de manera que:

  • De 8 a 12 trabaja papa
  • De 12 a 14 hace los deberes el niño
  • De 15 a 18 trabaja mama

Es un ejemplo idílico, el trabajo suelen ser 8 horas, el estudio según la edad puede necesitar más tiempo… ¿se puede imprimir y hacer en papel algo? Si no hay impresora ¿tenemos libros en casa que nos ayuden con los deberes mientras no tengo el ordenador? Y si solo es que me envían los deberes por email pero no necesito el ordenador para hacerlos ¿puedo mirar el email desde el móvil?

En estos tiempos hay que buscar alternativas, y en casos drásticos me han comentado un caso de que la mujer trabajaba de 9:00 am a 17:00 pm, parando a comer 1 hora, luego estaban juntos un par de horas con la niña de 4 años que tienen, y el marido trabaja de 19:00 pm acabando a la 1:00 (sí, de madrugada). El marido si podía hacia las llamadas por las mañanas, y respondía al email que podía desde el móvil, de modo que cuando se ponía a trabajar esos dos ladrones de tiempo no los tenía, y a veces podía acabar antes. Todo fue decirle a su jefe que no podía trabajar en otro horario ya que su mujer no podía cambiar de horario y en la situación actual, aceptaron el cambio de horario suyo.

Está claro que no son las mejores soluciones, pero son formas de gestionar algo que nos ha venido impuesto sin previo aviso, y que nos está cogiendo a muchos sin recursos.

Si en el trabajo estáis con un portátil, puede que de normal no lo saquéis de la oficina, pero si no tenéis ordenador en casa y tenéis que teletrabajar ¿habéis preguntado si lo podéis llevar a casa mientras dure el confinamiento?

¿Algo más?

Bueno, podemos hablar de ladrones de tiempo, de gestión de tiempo si lo hacemos más amplio, o incluso de mejorar la productividad en las videoconferencias, pero si vamos a lo básico, el punto de partida ¿Cómo organizas tus tareas? ¿Cómo priorizarlas? Y si trabajas en equipo ¿Cómo compartir por donde va cada uno? ¿Cómo saber si una tarea es importante para otro?

Quizás sabes hacerlo, o conoces las herramientas, y entonces, puedes obviar lo siguiente, pero si quieres conocer más, el día de 24 de abril (viernes) haré una clase en directo por videoconferencia explicando esto (organizarse con un Kanban personal) y algunas herramientas digitales de uso personal o en grupo, por lo que, si te interesa invito a verla, y aquí tienes el enlace al evento.

Debido a las circunstancias actuales, sólo por 10€ ¡Es tu oportunidad!